VIS-Scan

Intelligente Digitalisierung für die elektronische Aktenführung

Intelligent, effizient und einfach – mit unserer neuen innovativen Scanlösung werden die täglich anfallenden Stapel von Eingangsdokumenten erfasst, automatisch klassifiziert sowie zentral und revisionssicher archiviert.

VIS-Scan

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  • effizient
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  • Warum sind intelligente Scan-Lösungen relevant für Sie?

    Die Posteingangsbehandlung ist in jeder Behörde ein Nadelöhr. Hunderte, wenn nicht gar tausende Schreiben müssen täglich registriert und im Haus verteilt werden. Zusätzlich besteht noch die Aufgabe, in den Verwaltungen existierende Altdokumente nachträglich zu digitalisieren. Scanner unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit. Aber oft bleibt es bei monotonen Tätigkeiten. Das lässt sich ändern: Intelligente Scan-Lösungen können heute weitaus mehr leisten, als nur Papier-Dokumente zu digitalisieren. Intelligente Scan-Lösungen „lesen“ – vergleichbar mit einem Posteingangsbearbeiter - die im Scanner liegenden Schriftstücke. Nur um ein Vielfaches schneller und mit einer geringeren Fehlerquote, als ein Mensch dazu je im Stande ist. Denn intelligente Scan-Lösungen nehmen automatisch, schon während des Scanvorgangs, in Bruchteilen von Sekunden die Klassifizierung von Dokumenten vor, übernehmen aus ihnen alle relevante Daten und tragen diese in die jeweiligen Fachverfahren sowie Systeme zur elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung ein. Die Geschäftsprozesse in Ihrem Haus lassen sich also mit intelligenten Scan-Lösungen beschleunigen und qualitativ verbessern.

  • Was schreibt der Gesetzgeber vor?

    In den kommenden fünf Jahren wird sich die digitale Verwaltungsarbeit auf allen Ebenen durchsetzen. Dafür gibt es im Bund und in den Ländern entsprechende Gesetze und Regelungen. So stehen die Behörden mit dem Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes des Bundes im August 2013 und des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vor der Aufgabe, anstelle von Papierdokumenten die elektronische Wiedergabe dieser Dokumente in der elektronischen Akte aufzubewahren. Um medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten, ist nach dem Stand der Technik die Umwandlung von Papierdokumenten in adäquate digitale Dokumente zu sichern und deren Weiterverarbeitung zu garantieren. Mit dem ersetzenden Scannen soll es zum Regelfall werden, die Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten. Sie sind also gut beraten, sich heute für eine Scan-Lösung zu entscheiden, die den einschlägigen Gesetzen und technischen Richtlinien entspricht. 

  • Welche Vorteile bieten Ihnen intelligente Scan-Lösungen?

    Die Vorteile auf einem Blick:

    • Schnelle und qualitativ hochwertige Scan-Prozesse
    • Einfache Bedienung
    • Entlastung der Mitarbeiter von monotonen Tätigkeiten
    • Unterstützung von zentralem und dezentralem Scannen
    • Vollautomatisierte Metadatenextraktion und intelligente Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen (z. B. Rechnung, Antragsformular, Erlass etc.) auf Basis von modernsten Verfahren der künstlichen Intelligenz
    • Automatische Dokumententrennung (Trennseiten, intelligente Formularerkennung, Barcode)
    • Intelligentes Texterkennungsmodul (OCR/OMR)
    • Überprüfung/Validierung von erkannten Daten durch den Benutzer möglich
    • Möglichkeit der Sichtung, Umsortierung und Aufbereitung der Dokumente (z. B. Drehen, Nachscannen, Entfernen von Leerseiten)
    • Automatisierte Übergabe und Adressierung der erkannten und vorklassifizierten Dokumente direkt von der Scan-Straße an die VIS-Akte möglich
    • In Kombination mit weiteren Produkten der VIS-Suite hervorragende technische Grundlage zur Umsetzung der technischen Richtlinie RESISCAN 03138 des BSI
  • Welche Anforderungen sollten Sie an eine Scan-Lösung stellen?

    Bei der Auswahl einer Scan-Lösung sollten Sie den Empfehlungen des „Organisationskonzeptes elektronische Verwaltungsarbeit“ des Bundesministeriums des Innern folgen. In dem sog. „Baustein Scanprozess“ werden die relevanten fachlichen, rechtlichen und funktionalen Anforderungen für eine Scan-Lösung dargestellt.

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  • Wie erfolgt die Erfassung von Papierdokumenten in digitale Akten?

    Die Erfassung von Papierdokumenten gliedert sich in drei Phasen: Scan-Phase, Erfassungs-Phase und Übergabe-Phase. In der Scan-Phase erfolgt die Digitalisierung des Schriftguts. Zu der Erkennungsphase gehören die automatische Dokumenten-Trennung, die automatische Metadaten-Extraktion und die intelligente Vorklassifizierung von Dokumenten zu bestimmten Dokumentklassen. Mit der Übergabe-Phase werden die erkannten und vorklassifizierten Dokumente über ein Übergabemodul an das Dokumentenmanagementsystem (DMS) transferiert. Die Möglichkeiten der Übergabe reichen von der einfachen Ablage der Dokumente im Dateisystem über die anschließende manuelle Weitergabe unter Benutzerkontrolle bis hin zur vollautomatischen Ablage und Klassifizierung im DMS beim gleichzeitigen Start vordefinierter Workflows.

Der Leitfaden zur E-Akte

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Erfolgsfaktoren für die Umsetzung der digitalen Aktenführung in Behörden

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Volker Kadow Marketing-Leiter Volker Kadow