VIS-Akte

E-Akte so einfach wie nie

Ergonomisch, einfach und sicher – mit der VIS-AKTE haben wir für Ihre digitale Verwaltung eine flexibel integrierbare und äußerst benutzerfreundliche Lösung zur professionellen elektronischen Aktenführung entwickelt.

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Broschüre VIS E-Akte Produktbroschüre
Broschüre Anwenderbericht: Voll produktiv - E-Akte in Umwelt und Gesundheit
  • intelligent
  • effizient
  • einfach
  • Warum ist die E-Akte für Sie relevant?

    Informationsflut, Stress, neue Technik, steigende Qualitätsanforderungen, permanente Veränderungsprozesse und Zeitdruck charakterisieren das heutige Arbeitsleben. Aufgrund des demografischen Wandels in Deutschland steht vor allem der öffentlichen Verwaltung in den nächsten Jahrzehnten ein tendenzieller Personalabbau und ein damit verbundener Wissensverlust bevor. Die elektronische Aktenführung bietet geeignete Möglichkeiten, diesen Faktoren entgegenzuwirken und dem Digitalisierungsdruck Rechnung zu tragen.

    Bereits im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz erlassen, welches vorsieht, dass die Bundesverwaltung bis 2020 verpflichtet ist, die E-Akte als führende und alleinige Akte einzuführen (§7 Abs. 2 EGovG). Nachfolgend haben auch die Bundesländer ihre Verwaltungsverfahrensgesetze abgeändert und Fristen für den Übergang zur vollständigen elektronischen Aktenführung festgelegt.

  • Welche Vorteile bietet Ihnen die E-Akte?

    Neben der durch die Implementierung der E-Akte entstehenden Prozessoptimierungen, welche Effizienzsteigerungen, Zeitersparnis und eine höhere Transparenz mit sich bringen, bietet die E-Akte parallele Zugriffsmöglichkeiten, platzsparende Archivierung, ortsunabhängigen Zugriff, den gleichen Kenntnisstand aller Beteiligten sowie  Revisionssicherheit.

    Weitere Vorteile zeigen wir Ihnen im Leitfaden der PDV-SYSTEME zur elektronischen Aktenführung.

  • Welche Fragen sind für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte zu klären?

    Die Aufnahme, Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse ist zunächst wichtig, um den konkreten Bedarf in Ihrer Organisation zu ermitteln. Weitere Fragen sind: Welche Zielvorgaben sollen in welchem Zeitraum erreicht werden? Welches Projektvorgehen sollte gewählt werden? Wie kann bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Akzeptanz für den Veränderungsprozess hergestellt werden?

    Weitere Informationen zu den Erfahrungen der PDV-Systeme aus zahlreichen E-Akte-Einführungsprojekten finden Sie im Leitfaden der PDV-SYSTEME zur elektronischen Aktenführung. Oder nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf.

  • Was ist für ein erfolgreiches E-Akte-Einführungsprojekt zu beachten?
    • Legen Sie nach Analyse Ihrer Prozesse Ihre IT-Projekte SMART-Ziele fest (spezifisch, messbar, realistisch und terminiert). Besonders wichtig ist Klarheit über den erwarteten Mehrwert für die Verwaltung.
    • Sorgen Sie im Projekt dafür, dass die Anwenderinnen und Anwender schnell die Vorteile der E-Akte erkennen
    • Achten Sie auf klare Verantwortlichkeiten in den Projektteams und eine transparente Kommunikation
    • Beteiligen Sie die Führungskräfte am Pilotprojekt.
    • Unterschätzen Sie nicht den Schulungsaufwand, wenn Sie ein neues System einführen.

     

    Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie im Leitfaden „Erfolgsfaktoren für die Einführung der elektronischen Aktenführung“.


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Der Leitfaden zur E-Akte

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Erfolgsfaktoren für die Umsetzung der digitalen Aktenführung in Behörden

Kontaktieren Sie uns persönlich

Volker Kadow Marketing-Leiter Volker Kadow